Prin serviciile noastre de arhivare electronică se asigură transformarea și accesul la documente în format digital, acestea putând fi consultate și gestionate ulterior de către client.
De ce e nevoie de arhivare electronică?
Pentru organizațiile și persoanele fizice care trebuie să-și păstreze documentele pe termen lung, soluția tradițională este arhivarea și depozitarea lor fizică. De câte ori este nevoie de un document, acesta trebuie căutat, găsit în arhivă, consultat și apoi arhivat încă odată, cu riscul pierderii sau deteriorării. Arhivarea documentelor devine astfel foarte costisitoare în timp și resurse, iar problema se amplifică în contextul avalanșei de informații și documente generate continuu de organizațiile de azi.
Ce implică arhivarea electronică?
Preluarea arhivei fizice, pregătirea pentru scanare, scanarea documentelor și indexarea lor după parametrii care facilitează regăsirea rapidă, stocarea într-un centru de date acreditat care asigură back-up și acces restricționat.
Ce fel de documente pot fi arhivate?
Documentele de înființare, certificate constatatoare – Trebuie să fie oricând gata de a fi folosite și trebuie păstrate pentru totdeauna
Dosarele de personal - Documentele cu perioada cea mai lungă de prezervare sunt dosarele de personal care se arhivează 50 de ani!
Documente finanaciar contabile principale - Au termen de păstrare de 10 ani
Documente financiar-contabile curente - Circa 20 tipuri - Trebuie păstrate timp de 5 ani
Documente specifice proiectelor europene.
Cum poate avea valoare legală arhiva electronică?
În condiţii stricte de confidenţialitate, disponibilitate, autenticitate şi integritate, arhiva păstrată la
noi are valoare legală! În calitate de Administrator Autorizat de arhivă electronică, Arhidava Solutions
asigură servicii de arhivare cu valoare legală pentru documentele emise electronic. Politicile şi
procedurile operaţionale şi de securitate pentru sistemul de arhivare electronică şi pentru centrul de date
sunt în acord cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea electronică şi sunt certificate şi auditate
în conformitate cu standardele ISO 9001 şi 27001. Am implementat prevederile Regulamentului GDPR
privind protecția datelor cu caracter personal.
Aveți nevoie de altă ofertă sau aveți o nelămurire? Specialiștii noștrii vă vor răspunde în cel mai scurt timp posibil.
Contactează-ne
Dava Cloud oferă servicii specializate de IT, personalizate nevoilor de business.
